مسئول دفتر
آموزش دروس

اگر فردی منظم و متبحر در انجام کارهای دفتری هستید و دنبال کارهای خیلی تخصصی نیستید، شغل منشی گری یا مسئول دفتری برای شما مناسب است.

توضیحاتی درباره شغل:

منشی در لغت به معنای ایجادکننده، بوجودآورنده و ابداع کننده‌ است. اما در کسب و کار  و ادبیات روزمره منشی / مسئول دفتر به شخصی گفته می‌شود که توسط شخص یا سازمانی استخدام گردد و از عهده وظایفی چون تنظیم برنامه روزانه مسئول، توانایی تنظیم جلسه‌ها، نامه نگاری، تنظیم انواع گزارش‌ها از فعالیت‌های مختلف، کار با کامپیوتر و اینترنت و تایپ متون فارسی و انگلیسی برآید.

در برخی از شرکت ها نقش  مسئول دفتر ها پر رنگ تر است و علاوه بر انجام وظایف قبلی به مدیریت امور داخلی شرکت، هماهنگی داخلی کارکنان و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری نیز می پردازند.

به طور سنتی و در تمام دنیا خانم ها علاقه بیشتری برای انجام شغل منشی گری دارند. به عبارت بهتر خانم ها این شغل را بهتر از آقایان انجام می دهند و به همین دلیل درصد بیشتری از منشی ها را خانم ها تشکیل می دهند.

یک منشی خوب در این کار باید مهارت های نوشتاری و گفتاری بسیار خوبی داشته و در کار با کامپیوتر و تایپ متبحر باشد. همچنین منشی باید به جزئیات توجه کرده و بتواند فشار کاری زیاد را تحمل کند. اغلب منشی ها به صورت تمام وقت در محیط های اداری و دفاتر کار خصوصی مشغول فعالیت هستند.

وظایف منشی/مسئول دفتر

  • نگهداری مستندات و پیام های کاغذی و الکترونیکی

  • تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران

  • دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت

  • پاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان

  • پاسخگویی به تلفن ها

  • کار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری

  • تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آنها

  • کار با برنامه های کامپیوتری مانند Excel، Word، Access و سایر برنامه های نرم افزاری دفتری

  • و سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت و حتی سلیقه مدیریت

دانش و مهارت مورد نیاز منشی/مسئول دفتر

  • مهارت های نوشتاری و گفتاری خوب: به دلیل ارتباط کاری زیاد با کارکنان شرکت (سازمان) و مخصوصا مدیریت ارشد

  • مهارت سازماندهی و مدیریت زمان: به دلیل مسئولت تنظیم زمان جلسات مدیریت و برقراری هماهنگی بین مدیران و مسئولین بخش های مختلف و …

  • مهارت در تایپ، کار با برنامه های مورد نیاز کامپیوتری

  • آشنایی با دستور زبان و نحوه نامه نگاری: زیرا در خیلی از شرکت ها نامه های اداری توسط منشی تایپ می شود.

  • دقت و توجه به جزئیات

  • توانایی تحمل فشار کاری زیاد و انجام به موقع کارها

  • توانایی کار تیمی: زیرا مسئول دفتر یا منشی در بسیاری از شرکت ها بیشترین ارتباط را با سایر افراد داخل یا خارج از شرکت بر عهده دارد و لازم است بتواند با آنها تعامل مثبت و سازنده ای داشته باشد.

  • رازداری:  زیرا منشی نزدیکترین شخص به مدیر است و رازداری از ویژگی های مهم او برای مدیریت به حساب می آید.

بازارکار منشی/مسئول دفتر

شما به عنوان منشی می توانید در بخش اداری یا دفتری هر سازمان یا شرکت دولتی و خصوصی مشغول به کار شوید. با کسب تجربه و مهارت بیشتر می توانید به رده های کارشناس یا مدیر اداری دست یابید.

در خصوص وضعیت بازارکار و میزان استخدام شغل منشی گری در ایران، آمار و ارقام دقیقی منتشر نشده است اما به طور کلی با توسعه کسب و کار و رونق اقتصادی که به تبع آن فعالیت شرکت ها و سازمان ها افزایش یافته و کارآفرینی بهبود می یابد، نیاز اشخاص، شرکت ها و سازمان ها به کارکنان دفتری از جمله منشی نیز افزایش خواهد یافت.

شخصیت های مناسب این شغل

در یک انتخاب شغل صحیح و درست، عوامل مختلفی از جمله ویژگی های شخصیتی، ارزش ها، علایق، مهارت ها، شرایط خانوادگی، شرایط جامعه و … برای هر فرد باید در نظر گرفته شوند. یکی از مهم ترین این عوامل ویژگی های شخصیتی می باشد. شناخت درست شخصیت هر فرد فرآیندی پیچیده و محتاج به تخصص و زمان کافی است. البته هر فردی ویژگی های منحصربه فرد خود را دارد، حتی افرادی که به نوعی تیپ شخصیتی مشابه دارند، باز هم در برخی موارد با یکدیگر متفاوت هستند.

به طور کلی همیشه افراد موفقی از تیپ های شخصیتی مختلف در تمام مشاغل هستند و نمی توان دقیقا اعلام کرد که فقط تیپ های شخصیتی خاصی هستند که در این شغل موفق می شوند. اما طی تحقیقاتی که صورت گرفته تیپ های شخصیتی ای که برای این شغل معرفی می شوند، عموما این کار را بیشتر پسندیده و رضایت شغلی بیشتری در آن داشته اند.

Print Friendly, PDF & Email
بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دسته‌بندی نشده
برش یونولیت و فوم بدون محدودیت

برش یونولیت و فوم بدون محدودیت در ضخامت و ارتفاع پذیرفته میشود قبول سفارش (حتی در روز های تعطیل بصورت ۲۴ ساعته) قبول بسته بندی محصولات و لوازم صنعتی و فوم داخل جعبه برش بوسیله دستگاه cnc سه  محور

Print Friendly, PDF & Email
دستورالعمل
دسته‌بندی نشده
فرایند نام نویسی و انتخاب رشته کنکور کاردانی فنی و حرفه ای

فرایند نام نویسی و انتخاب رشته کنکور کاردانی فنی و حرفه ای پیوسته و ناپیوسته فنی و حرفه ای برای رشته های با آزمون و بدون آزمون، هر ساله به صورت هم زمان و از طریق سایت سازمان سنجش انجام می گردد. فارغ التحصیلان واجد شرایط ثبت نام و شرکت در …

Print Friendly, PDF & Email
سئو و دیجیتال مارکتینگ
لیست 11 تا از بهترین محصولات تراست از نگاه مشتریان

لیست 11 تا از بهترین محصولات تراست از نگاه مشتریان

Print Friendly, PDF & Email